27 May13 dakikada okunur

RFQ – Request For Quotation / Teklif Talebi

Güncelleme tarihi: 20 Eyl

RFQ – Request For Quotation / Teklif Talebi Nedir?

RFQ – Request For Quotation / Teklif Talebi, Belirli bir ürün veya hizmetin fiyat ve diğer koşullarını öğrenmek için tedarikçilerden veya hizmet sağlayıcılardan teklif toplanması sürecidir.

RFQ – Request For Quotation / Teklif Talebi, RFI – Request For Information / Bilgi Talebi Kullanılmadığı durumlarda, satınalma sürecinin ilk adımlarından biridir.

Esasen her bir Satınalma Departmanı birer RFQ departmanıdır diyebiliriz. Satınalma Departmanı’na MR (Malzeme Siparişi) girer, PO (Ödeme Onayı) çıkar. Bu sebeple RFQ, bir Satınalma Departmanı’nın en önemli ve en kapsamlı görevidir.

e-RFQ – Request For Quotation / Elektronik Teklif Talebi Nedir?

e-RFQ, RFQ sürecinin dijital platformlar ve yazılımlar aracılığıyla yürütülen elektronik versiyonudur. Teklif talepleri, sorular, dosyalar ve benzeri tüm bilgiler, internet tabanlı sistemler üzerinden oluşturulur, gönderilir ve tedarikçilerin yanıtları yine bu platformlar üzerinden toplanır.

Günümüzde artık geleneksel RFQ yerine e-RFQ kullanıldığından, bu makaledeki anlatımı da yine e-RFQ (Elektronik RFQ) üzerinden anlatım yapacağız.

e-RFQ – Request For Quotation / Elektronik Teklif Talebi ’nin İçermesi Gereken Bilgiler Nelerdir?

· Detaylı Ürün veya Hizmetin Tanımı: Teklif istenen ürün veya hizmetin detaylı bir tanımını içerir. Bu tanım, ürünün teknik özellikleri, kalite standartları ve fonksiyonel gereksinimlerini kapsar. Alternatif ürünlere açık olunup olunmadığı belirtilir.

· Miktar ve Birim: İstenen ürün veya hizmetin miktarı ve ölçü birimleri belirtilir. Bu, tedarikçilerin doğru bir şekilde fiyatlandırma yapabilmesi için kritik bir bilgidir. Özellikle birim konusunda dikkat edilmeli ve sayılabilecek en küçük birim seçilmelidir.

· Ürün Grubu (Category Code): Talep edilen ürünün ait olduğu ürün grubu. Bu bilgi Tedarikçi Tavsiyesi Modülü için hayati önem taşır.

· Teslimat Gereksinimleri: Teslimat süresi, teslim grafiği, teslimat yeri (Incoterms) ve varsa özel teslimat koşulları gibi detaylar, malzeme tanımı gibi fiyatı oluşturan en önemli bilgilerdendir. Burada verilecek eksik/yanlış bilgi fiyatı tamamen değiştireceğinden, en başa dönülmesine sebep olabilir.

· Döviz Kuru: Özellikle 6 aydan uzun olan yani Long Lead Items (Uzun Dönemli Tedarik) siparişlerinde döviz kuru tedarikçiler için de işletme için de önemlidir. Bunun yanında özellikle ithal ürünler için bu durum yine önem taşıyacaktır. Bu sebeple burada tedarikçilere bir esneme imkânı verilmesi gerekebilir. Aksi halde, tedarikçiler fiyat geçerlilik süresini birkaç gün gibi oldukça kısa tutmak isteyebilirler.

· Ödeme Koşulları: Teklif toplama aşamasında belirtilecek ödeme koşulları, firmaların vereceği teklifleri bazı durumlarda önemli oranda etkiler. Örneğin 60 gün vadeli bir ödeme koşulu, tedarikçi üzerinde finans yükü oluşturacağından, söz konusu yükü fiyata dahil etmek isteyecektir. Bu bilginin sonradan verilmesi, en başa dönülmesine sebep olabilir.

· Garanti Koşulları: Özellikle yüksek tutarlı ödemeler için (İşletmeye ve alıma göre tutar değişir) istenecek Banka Garanti Mektubu bilgilerinin yanında, malzemeler için istenecek özel garantiler de sürecin en başında belirtilmelidir.

· Sözleşme Koşulları: İlgili tedarikçi ile bir çerçeve sözleşme yoksa, Satınalma sözleşmesiyle ilgili genel şartlar ve koşullar, garanti ve destek hizmetleri gibi detaylar mutlaka belirlenmelidir. Bazı durumlarda alıma özel ek sözleşme dahi yapılması gerekebilir.

· Teklif Süreci Bilgileri: Teklif süresi, soru cevap süresi, teklif yöneticisi irtibat bilgileri, irtibat şekli (mal/telefon/elektronik ortam), teklif geçerlilik süresi, alıma özel veya genel uyarılar, gibi bilgilerin de verilmesi, tedarikçiler için önemlidir.

· Teknik Değerlendirme Kriterleri (Teknik Şartname): Teknik değerlendirme kriterlerinin de yine en baştan belirlenmesi, özellikle kompleks alımlar için büyük önem taşır. Teknik değerlendirme sorularına alınacak cevapların, siparişi veren kişi ve sipariş yöneticisi tarafından detaylı bir değerlendirmeye tabi tutulması, teklif sürecinin sağlığı açısından önemlidir. Buradaki kalemler içinde birbirine veya RFQ’nun diğer alanlarına tezatlık oluşturacak maddeler olmamalıdır.

· Ticari Değerlendirme Kriterleri: Alınan tekliflerin değerlendirme kriterleri ve ihale yapılıp yapılmayacağı kriterleri de teklif verenler için önemli kriterlerdendir.

RFQ Sürecinin Aşamaları

RFQ Sürecinin detaylı ve sistematik bir şekilde yürütülmesi ve nihayetinde doğru bir sonucun alınması için izlenmesi gereken başlıca aşamalar aşağıdaki gibidir:

Sipariş Onayı Alınması

Birimlerden gelen siparişlerin onaylanmış olduğu kontrol edilir. Onaysız siparişler için RFQ sürecine geçilmesi, sipariş revizyonu veya iptali gibi risklerden dolayı, zaman ve işgücü kaybına neden olacaktır. Bunun yanında, sipariş revizyonu veya iptali Tedarikçiler nezdinde olumsuz bir görüntü oluşturacaktır. Bu sebeple sipariş onayının kesinlikle alınması gerekmektedir.

RFQ Belgesinin Hazırlanması

“RFQ – Request For Quotation / Teklif Talebi ’nin İçermesi Gereken Bilgiler” Kısmında belirtilen tüm bilgiler eksiksiz olarak temin edilir ve girilir;

· Detaylı Ürün veya Hizmetin Tanımı

· Miktar ve Birim

· Ürün Grubu (Category Code)

· Teslimat Gereksinimleri

· Döviz Kuru

· Ödeme Koşulları

· Sözleşme Koşulları

· Teklif Süreci Bilgileri

· Teknik Değerlendirme Kriterleri (Teknik Şartname)

RFQ Ayarlarının Yapılması

· Genel Ayarlar: “Teklif Talebi ’nin İçermesi Gereken Bilgiler“ Kısmında da yer alan Genel ayarlar yapılır.

· Özel Ayarlar: Bazı RFQ’larda alıma özel, alternatif kur ve/veya birim gibi bazı ek alanlar eklenebilir.

Tedarikçi Listesinin Oluşturulması

Alıma özel belirlenmiş tedarikçilerin yanı sıra Sourcing havuzundan RFQ’ya katılacak tedarikçiler de bu aşamada teklif alma sürecine dahil edilir. (Bkz: Supplier Sourcing / Tedarikçi Bulma ve Supplier Sourcing / Tedarikçi Bulma)

Bu aşamada eğer alıma özel bir Tedarikçi Ön Yeterlilik Kuralı varsa, buna en baştan riayet edilmeli, ve kazansa dahi alım yapılmayacak tedarikçiler, etik kural gereği RFQ’ya katılmamalıdır.

RFQ’nun Yayınlanması

Yukarıdaki tüm işlemler tamamlandıktan sonra, genel kontroller yapılıp herhangi bir eksiklik olmadığından emin olunduktan sonra, RFQ yayını yapılır.

Tedarikçiler ile paylaşılan dokümanların NDA - Non-Disclosure Agreement / Gizlilik Sözleşmesi kapsamında olması durumunda, önden NDA dokümanına imza alınması hayati önem taşır. Giden bilgiyi sildirmek kolay değil.

Tekliflerin Toplanması

RFQ Ayarlarında belirlenen süre içerisinde tekliflerin girilmesi sağlanır.

Yalnız burada dikkat edilmesi gereken nokta, tedarikçilerin ilgili siparişi doğru ve eksiksiz anladıklarından emin olmaktır.

Basit alımlarda dahi tecrübe körlüğü ve diğer sebeplerle çeşitli majör hataların yapılması gayet doğaldır.

Kompleks alımlarda ise tedarikçilerin muğlak olabilecek konularda yapabilecekleri yorumlar ile farklı fiyat yapıları oluşabilir.

İşte tam bu noktada Q&A (Soru Cevap) ve Teknik Değerlendirme öne çıkıyor. Bu iki enstrüman kullanılarak, tedarikçilerin girdikleri fiyatlara baz bilgilerin doğru anlaşıldığından emin olunabilir.

e-RFQ’nun tüm nimetlerinden yararlanılarak, soru-cevap, doküman paylaşımları, vb tüm işlemlerin sistem üzerinden yapılması, şeffaflık ve takip açısından hayati önem taşır.

Unutulmamalıdır ki, işletme ilgili ürün grubundan birkaç kez alım yaparken, tedarikçiler aynı ürün grubundan binlerce kez satış yapmaktadırlar. Ve bu fark tedarikçilerde büyük bir tecrübe birikimine yol açar. E-RFQ tam da bu noktada, tedarikçilerdeki bu tecrübeyi işletmeye aktarmanın en şeffaf ve verimli yoludur.

Teknik Değerlendirme

Tedarikçiler tarafından girilen tekliflerin teknik değerlendirmelerinin, sipariş sahipleri ve Satınalma departmanındaki uzmanlar tarafından dikkatlice değerlendirilmesi gerekmekte. Bu noktada herhangi bir soru işareti bırakmadan süreci tamamlamak, nihai kararın doğru verilmesi için elzemdir.

Toplanan tekliflerdeki tüm değişkenlerin sabitlenip, tek değişkenin fiyat olmasını sağlayan Ceteris Paribus / Diğer Tüm Değişkenler Sabit ilkesi uygulanarak, adil ve doğru bir seçim yapılabilmesine ortam hazırlanması RFQ’nun başarısı için kritik önem taşır.

Ticari Değerlendirme

Patronların ve Yöneticilerin en sevdiği kısım tam da burasıdır. Hatta, “Siz bir fiyat alın, değerlendirmeyi sonra yaparız.” gibi taleplere konu olan noktadır burası.

Yukarıdaki süreçlerin eksiksiz yürütüldüğü sağlıklı bir e-RFQ sürecinin sonunda toplanan teklifler ilgili taraflar tarafından değerlendirilir.

Değerlendirme yapılırken Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO – Total Cost of Ownership) analizinin de yapılması, yanlış karar vermemek adına önem arz eder.

Yalnız tam bu noktada unutulmaması gereken husus, fiyat bilgilerinin mümkün mertebe çok az kişi tarafından, sadece bu bilgiye bakarak karar verecek kişiler tarafından görüntülenmesi. Bu konu alımın selahiyeti için hayatı bir noktadır. “Biz süreçlerimizi şeffaf yürütüyoruz.” Savunması usulsüzlüklere kapı açma ve hatta motive etme tehlikesini doğurur. “Eşeğin aklına karpuz kabuğu sokmak” Deyimi tam da burası için söylenebilir.

İhale Yapılması

Toplanan tekliflerden, Ceteris Paribus / Diğer Tüm Değişkenler Sabit ilkesi çerçevesinde tek değişkenin fiyat olması ile, açık eksiltme veya benzeri yöntemlerle en uygun teklifin seçilmesi süreci olan ihale, bir nevi RFQ’nun meyvesidir.

Ve meyvenin ağaçtan düştükten sonra ağaç ile ilişkisinin kesilmesi gibi, ihale yapıldıktan sonra da geriye dönüşün olmaması gerekmektedir.

Alımın ötelenmesi, teknik değerlendirme kriterlerinin değişimi veya patron indirimi gibi, ihalenin ve dolayısı ile işletmenin itibarını zedeleyecek bu gibi yaklaşımlardan kaçınılmalı ve ihale öncesinde her şeyden emin olunmalıdır.

“Think with the end in mind. / Sonunu hesap ederek düşün.” Felsefesinin oturduğu süreçler, “bu konuya sonra da baksak olur” yaklaşımına kapıyı kapatması sayesinde, olabildiğince her şeyin en başından doğru ve eksiksiz bir şekilde kurgulamasını sağlar.

Tedarikçinin Seçilmesi

Teknik değerlendirmeler sonrasında yapılacak Ticari değerlendirmelerin nihayetinde, alımın hangi tedarikçiden yapılacak ilgili karar alıcılar tarafından bir karara bağlanır.

Buradaki önemli nokta, alım kararı ile alakalı her bir bilginin eksiksiz ve net bir şekilde not düşülmesidir. Onay sürecinde dahi insanlar neye neden onay verdiklerini unuturlarken, aradan geçen sürede tüm bilgilerin unutulacağı aşikardır. Bu sebeple tüm detaylı notların sistem üzerinde tutulması elzemdir.

Sözleşmenin Yapılması

Seçilen tedarikçi ile, RFQ ekinde gönderilmiş taslak kontrat üzerinden kontrat veya ek kontrat sürecine başlanır.

Sözleşmenin imzası sonrası Purchase Order / Satınalma Talimatı sürecine geçilir.

RFQ Süreçlerinde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar Nelerdir?

Alım veya Bütçe Fiyatı Talebi Olduğu Belirtilmeli

RFQ Süreçleri ister alım ister bütçe fiyatı toplamak için işletilebilir. Kritik nokta, sürecin amacının en baştan bildirilmesidir. Tüm tedarikçiler RFQ’nun alıma yönelik olduğunu düşüneceklerinden, sonrasında bunu bütçe amacı ile olduğu söylenmesi işletmenin itibarını sarsacaktır. İtibarı sarsılan işletmenin sonraki RFQ süreçlerine daha az sayıda tedarikçinin katılacağı unutulmamalıdır.

İhtiyacın Doğru Tanımlanması

· Detaylı Spesifikasyonlar: İhtiyaç duyulan ürün veya hizmetin teknik ve fonksiyonel gereksinimleri detaylı ve net bir şekilde tanımlanmalıdır. Belirsizlikler, tedarikçilerin yanlış teklif vermesine neden olabilir.

· Miktar ve Teslimat Koşulları: İstenen miktar, teslimat süresi ve özel teslimat koşulları açıkça belirtilmelidir.

Teknik ve Ticari Kriterlerin En Baştan Belirlenmesi

Teknik ve Ticari Kriterlerin en baştan belirlenmesi ve tedarikçilere eş zamanlı ulaştırılması, şeffaflık, adillik, doğru teknik toplanması, hız ve nihayetinde verimlilik açısından hayati önem taşır. Burada “Eş zamanlı” kelimesine dikkat çekmek isteriz.

Bununla birlikte, ilgili kriterlerde herhangi bir değişiklik yapıldığında da yine zaman kaybetmeden tüm tedarikçilere eş zamanlı bilgi paylaşımı önemlidir. Burada tüm tedarikçiler deyimi önemli, çünkü sadece katılım gösterenler değil, davete henüz cevap vermeyenlere de güncel dokümanların paylaşılması önemli.

Yine bu noktada ilgili dokümanların NDA - Non-Disclosure Agreement / Gizlilik Sözleşmesi kapsamında olması durumunda, önden NDA dokümanına imza alınmasına dikkat edilmeli.

Aşırı Düşük ve Aşırı Yüksek Tekliflerin Detaylı Kontrolü

İnsan unsurunun sonucu olarak, tekliflerin yanlış değerlendirilebilmesi veya tedarikçinin tecrübesinin işletmeden fazla olması durumlarında, tekliflerdeki fiyatlardaki sapmalar %40+ gibi aşırı noktalarda olabiliyor.

Bu durumun birden çok sebebi olmasına rağmen, ihaleyi kazanmaya en yakın olması sebebi ile özellikle de en düşük fiyatlı tekliflerin dikkatle incelenmesi elzemdir. Aşırı yüksek tekliflerin de, ilgili tedarikçinin farklı bilgilere sahip olabilmesi ihtimaline karşın incelenmesi faydalı olacaktır.

Tedarikçi Seçimi

Yalnızca yetkin ve güvenilir tedarikçiler davet edilmesi evet önemlidir. Ama tedarikçi havuzunun olabildiğince kullanılması da muhtemel yeni tedarikçilerin kendilerini göstermeleri için bir fırsattır. Satınalma ekipleri ve özellikle sipariş sahipleri bilgileri ve güvendikleri tedarikçiler ile çalışmayı önceleyebilirler ama bu talep yeni (işletme için yeni) tedarikçilerin süreçlere katılmalarını engelleyeceğinden, bu noktada sürekli yeni tedarikçilerin değerlendirmeye alınmasına özen gösterilmelidir.

Bu noktada ilgili Tedarikçilerin geçmiş performansları, referansları ve finansal durumları dikkate alınmalıdır. Yeni tedarikçi kazanma hedefi ile yanlış tedarikçi ile yola çıkılması da ayrı bir tehlikedir.

Şeffaflık ve Eş Zamanlı Bilgi Paylaşımı

Tüm muhtemel tedarikçilerin davet edilmesi, RFQ sürecinin daha hızlı sonuçlanması, ve şeffaflık açısından önemlidir.

Bundan daha önemlisi ise davet edilen tedarikçiler ile paylaşılan bilgilerin hem eşit hem de eş zamanlı olmasıdır. Asimetrik bilgi RFQ süreçlerine en büyük zararı veren etkenlerin başında gelmekle birlikte usulsüzlüklerin de en büyük entrümanlarından biridir.

Bu sebeple iki konuya gösterilecek önem, usulsüzlüklerin de önemli ölçüde önüne geçecektir.

Tedarikçilere Yeterli Süre Verilmesi

Tedarikçilere teklifler için yeterli süre tanınması, tedarikçilerin sağlıklı fiyat yapılarının oluşturulması için gereklidir. Yöneticiler bu noktada büyük baskı kurması bu noktada esneklik göstermeyi gerektirmemelidir. Sağlıklı bir RFQ süreci için tüm tedarikçilere eşit ve yeterli süre tanınmalıdır.

RFQ Bilgilerinin Gizliliği

Şeffaflık Adı altında gizli, RFQ bilgilerinin gereğinden fazla kişi ile paylaşılması, bilgi kaçaklarının ilk sebeplerindendir. Gelen teklifler gizli tutulmalı ve yalnızca yetkili kişiler tarafından incelenmesi, adil bir rekabetin olmasını sağlayacaktır.

Usulsüzlük ve Yolsuzluk İhtimalleri

· Yetkilendirme: Elektronik RFQ Süreçleri, esasen bilgi güvenliğini sağlaması açısından önemli bir imkân sunar. Hangi bilgiye kimin erişebildiğinin ayarlanmasının yanı sıra, ne zaman görüntülediğinin bilinebilmesi, bilgi güvenliğine önemli bir katkı sunar. İşletmelerin bu noktada çok sıkı kurallar koyup, katmanlı yetkilendirme ile her bir paydaşa sadece kendi ihtiyaç duyacağı bilginin gösterilmesi elzemdir.

· İç Kontroller: RFQ sürecinde usulsüzlük ve yolsuzluk ihtimalini minimize etmek için iç kontrol mekanizmaları oluşturulmalıdır. Bu kontroller, süreç boyunca şeffaflığı ve hesap verebilirliği artırır.

· Çıkar Çatışması: Teklif değerlendirme sürecinde çıkar çatışmasını önlemek için, Satınalma Grubunun bağımsız olması ve teknik değerlendirme yapacak kişilerin dikkatle seçilmesi gerekmektedir.

· Denetim ve İzleme: Elektronik RFQ’nun sunduğu loglama, gölge takip gibi imkanlar, sürecin yetkili kişiler tarafından izlenebilmesinin yanında, usulsüzlüklerin tespit edilmesini ve önlenmesini kolaylaştırır.

Karar Verme ve Sözleşme Yapma

· Objektif Değerlendirme: Teklifler, önceden belirlenmiş ve şeffaf kriterlere göre objektif bir şekilde değerlendirilmelidir. Fiyat, kalite, teslimat süresi ve tedarikçi güvenilirliği gibi faktörler dikkate alınmalıdır.

· Sözleşme Detayları: Seçilen tedarikçi ile yapılacak sözleşme, evvelden verilen taslak ile aynı olmalıdır. RFQ’nun başındaki taslak ile sonundaki formatın farklı olması adil ve doğru bir davranış olmayacaktır. Bunun yanında, sözleşmeler detaylı ve açık olmalıdır. Tüm şartlar, koşullar ve beklentiler net bir şekilde belirtilmelidir.

Raporlama

Sürecin her aşaması hakkında düzenli raporlamalar yapılmalı ve üst yönetim bilgilendirilmelidir. Raporlamalar, sürecin şeffaflığını ve hesap verebilirliğini artıracaktır.

Elektronik RFQ’nun (e-RFQ) Faydaları

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte, RFQ süreçleri de dijital dönüşümden geçti. Bu dönüşüm, birçok avantajı beraberinde getirdi.

Hız ve Verimlilik

· Daha Hızlı Süreçler: e-RFQ sistemleri, teklif taleplerinin dijital olarak oluşturulmasını, gönderilmesini ve yanıtlanmasını sağlayarak, teklif sürecinin daha hızlı tamamlanmasına imkân tanır. Bu sayede, daha çok tedarikçiden teklif toplama, toplanan tekliflerin daha hızlı ve detaylı değerlendirilmesi, paydaşlar ile daha hızlı bilgi paylaşımı gibi avantajları da beraberinde getirir.

· Otomatikleştirme: Teklif talepleri, otomatik olarak önceden belirlenmiş şablonlar ve kriterler kullanılarak oluşturulabilmesi ve dağıtılabilmesi, manuel iş yükünü azaltır ve hataları minimize eder.

Maliyet Tasarrufu

· Azalan İşgücü Maliyeti: e-RFQ Sistemleri, manuel veri girişi ve belge işleme ihtiyacını ortadan kaldırarak, işgücü maliyetlerini düşürür. Daha az personel ile daha fazla teklifin yönetilmesini sağlar. Bunun yanında, teklif süreçlerinin daha hızlı tamamlanması sayesinde, personelin diğer stratejik görevlerde daha verimli çalışmasına olanak tanır.

· Kâğıt ve Posta Giderlerinden Tasarruf: Dijital süreçler, kâğıt, posta ve faks giderlerini ortadan kaldırarak, maliyet tasarrufu sağlar. Ayrıca, çevresel sürdürülebilirlik açısından da olumlu bir etki yaratır.

Şeffaflık ve İzlenebilirlik

· Şeffaf İşlemler: e-RFQ Sistemleri, tüm tedarikçilere aynı bilgileri eş zamanlı olarak sağlayarak, teklif süreçlerinin şeffaf olmasını ve tüm tedarikçilerin adil bir şekilde değerlendirilmesine yardımcı olur. (Garanti eder diyemeyiz, çünkü bu biraz da süreç yönetimine bağlı).

· İzlenebilirlik ve Raporlama: e-RFQ Sistemleri, teklif süreçlerinin her aşamasının izlenebilir ve raporlanabilir olmasını sağlayarak, tekliflerin durumu, tedarikçi yanıt süreleri ve değerlendirme sonuçları gibi bilgilerin kolayca takip edilmesine olanak tanır.

Daha İyi Karar Verme

· Veri Analizi ve Raporlama: e-RFQ Sistemleri, tekliflerin detaylı analizini ve karşılaştırmasını yapabilecek araçlar sunarak, tekliflerin objektif kriterlere göre değerlendirmeye yardımcı olur.

· Tedarikçi Performansı: e-RFQ Sistemleri, geçmiş tedarikçinin teklif verme ve indirim performans verilerini saklayarak, gelecekteki değerlendirmelerde kullanılabilecek değerli bilgiler sağlar.

Geniş Kapsam ve Erişim Kolaylığı

· Küresel Erişim: e-RFQ Sistemleri, lokasyondan bağımsız dünya çapındaki tedarikçilerle kolayca iletişim kurmayı mümkün kılarak, işletmelerin daha geniş bir tedarikçi havuzuna ulaşmasını ve en iyi teklifi sunan tedarikçiyi seçmesini sağlar.

· Kullanıcı Dostu Arayüzler: Modern e-RFQ (ERP) platformları, kullanıcı dostu arayüzleri ve sezgisel tasarımları sayesinde hem işletmenin hem de tedarikçilerin sistemi kolayca kullanmasını sağlar.

Rekabetçilik ve İnovasyon

· Artan Rekabet: e-RFQ Sistemleri, tedarikçilerin daha rekabetçi fiyatlar ve koşullar sunmasını teşvik eder. Şeffaf ve erişilebilir bir süreç, tedarikçilerin en iyi tekliflerini sunmaya motive eder.

· İnovasyon ve Sürekli İyileştirme: Dijital platformlar, sürekli güncellenebilir ve geliştirilebilir özellikler sunmaları sayesinde, tedarik zinciri yönetiminde inovasyonun ve sürekli iyileştirmenin önünü açar.

RFQ Başarı Faktörleri

RFQ Sürecinin başarıyla yürütülmesi, doğru planlama, detaylı hazırlık, şeffaflık, etkin iletişim ve güçlü iç kontrollerle mümkündür. Bu faktörler, hem tedarikçi ilişkilerini güçlendirir hem de işletmenin ihtiyaçlarını en uygun koşullarda karşılamasına yardımcı olur. Bu unsurların her biri, RFQ sürecinin etkinliğini ve verimliliğini artırarak, işletmenin genel performansını olumlu yönde etkiler.

Başlıca RFQ Başarı Faktörleri:

· İhtiyacın Doğru ve Detaylı Belirlenmesi: İhtiyaç duyulan ürün veya hizmetin teknik ve fonksiyonel gereksinimlerinin açık ve net bir şekilde tanımlanması.

· Uygun Tedarikçi Seçimi: Potansiyel tedarikçilerin detaylı bir şekilde araştırılması ve değerlendirilmesi.

· Şeffaf ve Adil Süreç Yönetimi: Bilgilerin tüm tedarikçilere eşit ve eş zamanlı olarak dağıtılması. İhale belgelerinin açık ve anlaşılır olması. Tekliflerin nasıl değerlendirileceği konusunda net ve şeffaf kriterlerin belirlenmesi ve bu kriterlerin tüm tedarikçilere açıkça iletilmesi.

· Otomasyon ve Dijitalleşme: Teklif toplama ve değerlendirme süreçlerinin otomatikleştirilmesi ve dijital araçlarla desteklenmesi.

· Ceteris Paribus: Fiyat haricindeki tüm değişkenlerin, doğru bir teknik değerlendirme yapılarak sabitlenmesi.

· Karşılaştırılabilirlik: Tekliflerin karşılaştırılabilir olması için standart form ve şablonlar kullanılması.

· Efektif Kontrol Mekanizmaları: RFQ sürecinin her aşamasında güçlü iç kontrol mekanizmalarının kurulması ve düzenli denetlenmesi

· Tedarikçilerle İletişim: Tedarikçilerle açık ve sürekli iletişim sağlanması, soruların zamanında yanıtlanması.

· İç Müşteriler ile Etkili İletişim: RFQ sürecine dahil olan tüm departmanlar arasında etkin iletişim ve işbirliği sağlanması.

· Verimli Zaman Yönetimi: RFQ sürecinin her aşamasının doğru bir şekilde planlanması ve zamanında tamamlanması.

e-RFQ Hizmeti veren bazı Firmalar ve Uygulamalar

Uluslararası Firmalar

· SAP Ariba (https://www.ariba.com/): Dünyaca ünlü bir e-ticaret ve e-RFQ platformudur. Kurumsal firmalar arasında yaygın olarak kullanılmaktadır.

· Oracle Procurement Cloud (https://www.oracle.com/procurement/): Oracle'ın bulut tabanlı tedarik zinciri yönetim sistemidir. Elektronik teklif talebi ve tedarik süreçlerini yönetmek için kullanılır.

· Jaggaer (https://www.jaggaer.com/): Global tedarik zinciri çözümleri sunan bir firmadır. e-RFQ süreçlerini de kapsamaktadır.

· SynerTrade (https://www.synertrade.com/): Bulut tabanlı bir tedarik yönetimi çözümü sunar ve e-RFQ süreçlerini optimize eder.

· Kissflow Procurement Cloud (https://kissflow.com/procurement/): Kullanıcı dostu arayüzü ile küçük ve orta ölçekli işletmelere yönelik bir tedarik yönetim çözümüdür.

· Coupa (https://www.coupa.com/): İşletmelere tedarik zinciri yönetimi ve maliyet tasarrufu sağlayan bir platformdur. E-RFQ süreçlerini de destekler.

Ulusal Firmalar

· Promena (https://www.promena.net/): Türkiye'nin önde gelen e-ihale ve tedarik yönetim platformlarından biridir. E-RFQ süreçlerini destekler.

· Logo Yazılım (https://www.logo.com.tr/): Türkiye'nin önde gelen yazılım firmalarından biri olan Logo Yazılım, e-tedarik çözümleri sunmaktadır.

· NetSys (https://www.netsys.com.tr/): E-tedarik ve e-RFQ çözümleri sunan bir diğer yerel yazılım firmasıdır.

RFQ ve RFP Arasındaki Farklar

RFQ (Request for Quotation) ve RFP (Request for Proposal) arasındaki farklar, amaçlar ve kapsamlarda belirginleşmektedir.

RFQ, Belirli bir ürün veya hizmetin fiyat tekliflerini toplamak için kullanılır ve odak noktası maliyet ve teslimat şartları gibi spesifik detaylardır. Bu süreç genellikle daha basit ve kısa süreli işler için uygundur.

RFP ise daha karmaşık ve özelleştirilmiş projeler için kullanılır, yalnızca fiyat değil, aynı zamanda teknik çözümler, proje yönetim planları ve tedarikçilerin yeteneklerini değerlendirmeyi amaçlar. RFP Süreçleri daha geniş kapsamlı ve uzun vadeli olup, en iyi çözümü sunan tedarikçiyi seçmek için detaylı değerlendirme gerektirir.

Özetle, RFQ Ceteris Paribus ile fiyata odaklanırken, RFP ise çözüme odaklanır.

RFQ ve RFP Arasındaki Başlıca Farklar Aşağıdaki Gibidir

RFQ’nun Geleceği

Otomasyon

RFQ süreçleri giderek daha fazla dijitalleşiyor. Gelecekte, daha gelişmiş e-RFQ sistemlerinin yaygınlaşması ve gelişen Yapay Zekâ, tekliflerin otomatik olarak oluşturulması, en uygun tedarikçilere gönderilmesi, daha objektif değerlendirilmesi, uygun tedarikçinin seçimi gibi konularda büyük kolaylık sağlayacak.

Akıllı Sözleşmeler

Akıllı sözleşmeler, tedarik süreçlerini otomatikleştirerek, teklif verme ve sözleşme yapma süreçlerini daha hızlı ve güvenilir hale getirecek.

Daha Az İnsan Gücü İhtiyacı

RFQ Süreçlerinin geleceğinde, dijitalleşme, otomasyon, yapay zeka, veri analitiği ve blockchain gibi teknolojilerin etkisiyle daha az insan gücüne ihtiyaç duyulması beklenmektedir. Bu teknolojiler, RFQ süreçlerini daha hızlı, verimli ve güvenilir hale getirirken, manuel iş yükünü ve insan müdahalesini minimize eder. Ancak, insan gücü tamamen ortadan kalkmayacak; stratejik kararlar, problem çözme ve tedarikçi ilişkileri gibi kritik görevlerde hala önemli bir rol oynayacaktır.

Özetle…

RFQ’nun Geleceği, teknolojik yenilikler ve sürdürülebilirlik odaklı yaklaşımlarla şekillenecek. Dijitalleşme, ve yapay zekâ gibi faktörler, RFQ süreçlerini daha verimli, güvenilir ve şeffaf hale getirecek. İşletmelerin bu trendlere uyum sağlaması, rekabet avantajı elde etmeleri ve tedarik zinciri yönetiminde başarılı olmaları için kritik öneme sahiptir.