19 Şub4 dakikada okunur

Satınalma (Purchasing)

Güncelleme tarihi: 20 Eyl

Satınalma (Purchasing) Nedir?

Satınalma (Purchasing), Bir organizasyonun veya bireyin belirli mal veya hizmetleri, Satınalma’nın 7 doğrusu kapsamında temin etmesidir.

Satınalmanın 7 Doğrusu (Bowersox) (Nebol, ve diğerleri, 2014 Ocak s. 38);

1. Doğru ürün veya hizmetin,

2. Doğru miktarda,

3. Doğru yerde,

4. Doğru zamanda,

5. Doğru şartlarda,

6. Doğru fiyattan,

7. Doğru bilgilendirme,

ile temin edilmesidir.

Bedeli karşılığında ihtiyaç duyulan metanın edinilmesi anlamına gelen ve uzun yıllar çeşitli esprilere konu olan “Satın Alma” kelimesi, Tüsayder ‘in 2015 ‘teki başvurusu ile “Satınalma” olarak düzeltildi.

Satınalma Türkçe’de tek bir kelime iken, esasen 3 ana kola ayrılmakta ve ne yazık ki İngilizce tanımları ilk bakışta (at a glance) daha çok anlaşılır olmakta;

1. Purchasing => Raf Malzemesi Satınalma

2. Procurement => Teknik Satınalma

3. Supply => Düzenli Aralıklarla Tedarik

Bu makalede Satınalma (Purchasing) Departmanını genel hatlarıyla özetleyip, süreçlerin detaylı anlatımını ileriki günlerde paylaşacağız.

Satınalma (Purchasing) Departmanı’nın Görevleri Nelerdir?

Satınalma Departmanı’nın başlıca görevlerini aşağıdaki gibi sıralayabiliriz;

1. Talep tahmini => Demand Forecasting / Minimum Stock Management

2. Pazar araştırması => Market Reasearch

3. Tedarikçi araştırması => Sourcing

4. Tekliflerin toplanması => Request for Quotation (RFQ)

5. Teknik değerlendirme => Technical Bid Evaluation (TBE)

6. Ticari değerlendirme => Commercial Evaluation

7. İhale süreçlerinin takibi => E-İhale / E-Auction

8. Tedarikçi seçimi => Bid Award

9. Sözleşme yönetimi

10. Ödeme ve Malın teslimine kadar olan sürecin takibi

Satınalma Departmanı’nın Organizasyonel Yapısı Nasıl Olmalıdır?

Satınalma süreçleri esasen yıllardır var olan fakat adı çok sonra konulan, departman olarak ise son yıllarda ayrılan bir birimdir. Satınalma, yıllarca Alış-Veriş mertebesinde önem görmüş ve organizasyonlarda buna göre yer bulabilmiştir.

Yukarıdaki 7 doğru hedefi ile görevlerini yerine getirmeye çalışan Satınalma Departmanı, son yıllarda bile halen Muhasebe Departmanları ile değerlendirilmekte ve hatta çoğunlukla Muhasebe Departmanları’nın altında konumlandırılmaktadır. Bu da, alanında profesyonelleşmiş insanların bu tip firmalardan uzak durmasına sebep olmuştur.

Fakat, hem işletmelerin yaşadıklari çeşitli organizasyonel problemler ve usulsüzlükler, hem de bu birimin yıllar içinde Üniversite’lerde de ayrı bir müfredat ile okutulması sayesinde, hakettiği değeri görmeye başlamıştır.

Görevini hakkı ile yerine getirmesi istenen bir departmana ihtiyaç duyduğu ve hakettiği ekibin sağlanması, göstereceği verim açısından elzemdir.

Standart bir Satınalma Departmanı’nda bulunması gereken başlıca pozisyonlar ve görevleri aşağıdaki gibi özetleyebiliriz;

Satınalma Yöneticisi (Şef/Müdür)

o Departmanın genel yönetiminden sorumludur.

o Vizyon ve stratejileri belirler.

o Hedefler koyar ve bunları yakından takip eder.

o Tedarikçi ilişkilerine yön verir.

o Bütçeyi yönetir ve kontrol eder.

Satınalma Uzmanı

o Belirli ürün veya hizmet kategorileri için satınalma işlemlerinden sorumludur.

o Tedarikçi araştırması ve değerlendirmesi yapar.

o Fiyat teklifi ve sözleşme pazarlıkları yürütür.

o Siparişlerin takibini ve kontrolünü yapar.

o Tedarikçilerle iletişim kurar ve ilişkileri yönetir.

Raporlama Uzmanı

o Veri setlerini oluşturur.

o Toplanan verileri bilgiye dönüştürür.

o Harekete geçirici raporlar hazırlar (Call to Action (CTA))

o Diğer birimler ile bilgi koordinasyonunu sağlar.

o Anahtar Performans Göstergeleri (KPI ) takibini yapar.

o Raporlamalardaki trendleri takip ederek, kritik noktaları belirler.

o Kök Sebep Analizlerini yapar.

Hukuk Uzmanı

o RFQ Sürecinde sözleşme şartlarını belirler.

o Tedarikçiler ile müzakerelerde danışmanlık yapar.

o Sözleşmeleri yönetir (Kontrat Departmanı ile koordine).

o Sözleşme şartlarının takibini yapar.

o Raporlama Uzmanı ile riskleri belirler ve takibini yapar.

Tedarikçi Bulma ve Geliştirme Uzmanı (Sourcing Uzmanı)

o Mevcut ve gelecekteki siparişler için kategori bazlı tedarikçi araştırması yapar.

o Fuarlara aktif katılım ile yeni tedarikçi bulur.

o Varolan tedarikçilerin seviyelerinin gelişimine Satınalma / Tedarik Zinciri Müdürü ile katkı sağlar.

o Tedarikçiler ile ilişkilerin belirli bir seviyede tutulmasına katkı sağlar.

Satınalma Departmanlarındaki Tecrübe/Yıl Durumu

Satınalma departmanlarında tecrübe/yıl durumu, organizasyonun büyüklüğüne, sektörüne ve ihtiyaçlarına bağlı olarak değişiklik gösterir. Ancak, etkili bir satınalma departmanı yapısında dengeli bir tecrübe seviyesine sahip olmak elzemdir.

Bu konu genellikle gözardı edilmekte ve alt seviye bir ekip kurup, üst seviye verim istenmekte. Şirketin kârlılığına direkt etki eden bir ekibin tecrübe seviyesi önem arz eder.

Tabi buradaki tecrübe kısmı matematiksel bir ölçüm olacağından, spor dallarındaki progressive overload gibi, gelişimin sürekliliğinin herkes için gerçerli olduğu düşünülmüştür.

· Yeni Başlayanlar => 0-2 Yıl

· Orta Seviye Profesyoneller => 3-7 Yıl

· Deneyimli Profesyoneller => 8+ Yıl

· Yöneticiler ve Liderler => 10+ Yıl

Bu tecrübeleri topladığınızda ekibin tecrübe/yıl gücü ortaya çıkacaktır.

Örneğin;

Comparison Table — Satınalma Departmanlarındaki Tecrübe/Yıl Örneği

Bu tip bir ölçüm, ekibin gücü hakkında genel bir fikir verecektir. Ama yine de hatırlatmak isteriz ki, yukarıda da belirttiğimiz gibi, yıl tek başına bir gösterge değildir.